Eigenbeleg Homeoffice-Pauschale Vorlage

Viele Erwerbstätige, die ihre Aufgaben von zu Hause aus erledigen, kennen die oft unterschätzten Kosten, die mit dem häuslichen Arbeitsumfeld einhergehen. Dabei kann die steuerliche Entlastung durch die Homeoffice-Pauschale eine willkommene Erleichterung bieten. Sie ermöglicht es, einen Teil dieser Ausgaben steuerlich geltend zu machen, was insbesondere für Arbeitnehmer und Selbstständige von Bedeutung ist. Doch bei genauerer Betrachtung stellen sich immer wieder Fragen zur genauen Anwendung der Regelungen und den Unterschieden zwischen den verschiedenen Berufsgruppen.

Grundidee der Homeoffice-Pauschale

Die Homeoffice-Pauschale wurde als Reaktion auf die steigende Zahl der Menschen eingeführt, die zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten. Statt komplizierter Berechnungen oder aufwendiger Nachweise können pro Arbeitstag 6 Euro angesetzt werden. Der maximale jährliche Betrag ist auf 1.260 Euro begrenzt, was 210 Arbeitstagen entspricht. Sie zählt dabei zu den sogenannten Vereinfachungsregelungen und ist nicht an die Existenz eines separaten Arbeitszimmers gebunden.

In diesem Zusammenhang wird sie auch als Eigenbeleg anerkannt, was bedeutet, dass die Angabe der Homeoffice-Tage ohne weitere Nachweise oder Belege auskommt. Dieser Aspekt unterscheidet die Homeoffice-Pauschale von den klassischen Regelungen für ein häusliches Arbeitszimmer, bei dem ein eigens abgetrennter Raum mit ausschließlicher beruflicher Nutzung nachgewiesen werden muss. Mit der Pauschale wird der Fokus auf Flexibilität und Praktikabilität gelegt.

Anwendung und Voraussetzungen der Pauschale

Die Pauschale kann unter bestimmten Bedingungen steuerlich geltend gemacht werden:

• Arbeitstage im Homeoffice: Entscheidend ist, dass die berufliche Tätigkeit überwiegend von zu Hause aus erfolgt. Als überwiegend gilt ein Anteil von mehr als 50 % der täglichen Arbeitszeit.
• Kein anderer Arbeitsplatz: Arbeitnehmer müssen nachweisen, dass an den betreffenden Tagen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand. Für Selbstständige entfällt diese Bedingung.

Die steuerliche Anerkennung erfolgt bei Arbeitnehmern als Teil der Werbungskosten, während Selbstständige die Pauschale als Betriebsausgabe in ihrer Gewinnermittlung im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ansetzen können.

Einreichung der Homeoffice-Pauschale

Um die Homeoffice-Pauschale steuerlich geltend zu machen, ist es notwendig, die entsprechenden Angaben in der Steuererklärung korrekt zu erfassen. Arbeitnehmer und Selbstständige können dabei wie folgt vorgehen:

• Arbeitnehmer: Die Homeoffice-Pauschale wird in der Steuererklärung im Bereich der Werbungskosten angegeben. Hierfür reicht es in der Regel aus, die Homeoffice-Tage auf einem Stundenzettel zu dokumentieren und diesen bei Bedarf dem Finanzamt vorzulegen. Eine Vorlage für eine einfache Übersicht könnte beispielsweise folgende Spalten umfassen: Datum, Dauer der Tätigkeit und eine kurze Tätigkeitsbeschreibung. Sofern der Arbeitgeber bescheinigt, dass kein Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung stand, sollte diese Bescheinigung ebenfalls der Steuererklärung beigefügt werden.
• Selbstständige: Für Selbstständige wird die Homeoffice-Pauschale als Betriebsausgabe in der Gewinnermittlung angesetzt. Es genügt, die berufliche Nutzung des häuslichen Arbeitsplatzes plausibel darzulegen. Auch hier können einfache Dokumentationen zur Vermeidung von Nachfragen seitens des Finanzamts hilfreich sein.
• Einreichung beim Steuerberater oder Finanzamt: Wer einen Steuerberater beauftragt, kann die Dokumentation der Homeoffice-Tage und alle notwendigen Belege direkt an diesen weitergeben. Alternativ erfolgt die Einreichung der Steuererklärung elektronisch über ELSTER.

Unterschiedliche Regelungen für Arbeitnehmer und Selbstständige

Der gesetzliche Rahmen für die Homeoffice-Pauschale ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige einheitlich gestaltet. Dennoch ergeben sich in der praktischen Anwendung deutliche Unterschiede.

• Nachweispflichten und Begrenzungen bei Arbeitnehmern: Arbeitnehmer sind verpflichtet, die Homeoffice-Tage genau zu dokumentieren. Eine einfache Liste, die die Arbeitstage im Homeoffice aufschlüsselt, reicht oft aus. In Zweifelsfällen kann auch eine Bescheinigung des Arbeitgebers erforderlich sein, die bestätigt, dass kein Arbeitsplatz im Büro verfügbar war. Diese Anforderungen sind in einem Pflichtenheft festgelegt, das für die ordnungsgemäße Dokumentation sorgt. Die Pauschale wird auf die jährliche Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro angerechnet, wodurch sie vor allem für diejenigen steuerlich wirksam wird, deren Werbungskosten diesen Betrag übersteigen. Dies betrifft häufig Pendler, die hohe Fahrtkosten oder andere beruflich bedingte Ausgaben geltend machen.
• Flexibilität bei der Absetzung für Selbstständige: Selbstständige haben in der Regel weniger strikte Nachweispflichten. Ein detaillierter Tagesablauf ist nicht erforderlich, solange die berufliche Nutzung des häuslichen Arbeitsplatzes plausibel ist. Darüber hinaus besteht für Selbstständige die Möglichkeit, alternativ die tatsächlichen Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers steuerlich geltend zu machen. Die Wahl zwischen der Pauschale und der individuellen Kostenberechnung ermöglicht eine flexible Steuerplanung, die sich an den tatsächlichen Verhältnissen orientiert. Bei höheren Mietkosten oder umfangreichen Arbeitsmittelanschaffungen kann die Einzelberechnung oft vorteilhafter sein.

Unterschiedliche steuerliche Auswirkungen: Ein Beispiel

Um die Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen greifbar zu machen, hilft ein Vergleich:

Ein Arbeitnehmer mit 150 Homeoffice-Tagen und Fahrtkosten von 1.500 Euro überschreitet die Werbungskostenpauschale und profitiert zusätzlich von der Pauschale. Ein Selbstständiger mit vergleichbaren Arbeitsbedingungen hat hingegen größere Spielräume und kann durch die Einzelabrechnung oft höhere steuerliche Vorteile erzielen.

Praktische Fragen und Besonderheiten der Homeoffice-Pauschale

Ist ein separates Arbeitszimmer notwendig? Nein, die Pauschale erfordert keinen abgeschlossenen Raum. Ein Arbeitsplatz in der Wohnküche oder im Wohnzimmer genügt. Entscheidend ist, dass der Bereich überwiegend beruflich genutzt wird.

Wie wird die Pauschale bei Teilzeitarbeit berücksichtigt? Die Pauschale gilt pro tatsächlichem Homeoffice-Tag, unabhängig davon, ob es sich um einen Vollzeit- oder Teilzeitarbeitstag handelt. Auch wenige Stunden Arbeit von zu Hause aus berechtigen zur Anrechnung.

Kann die Pauschale mit anderen Kosten kombiniert werden? Ja, die Pauschale kann neben anderen Kosten wie Fachliteratur, Fortbildungskosten oder Telefongebühren angesetzt werden. Dabei können auch Rechnungen für beruflich bedingte Ausgaben berücksichtigt werden. Allerdings wird die Pauschale bei Arbeitnehmern auf die Werbungskostenpauschale angerechnet.

Was passiert, wenn ein Arbeitszimmer vorliegt? Wenn ein separates Arbeitszimmer existiert, können Selbstständige und Arbeitnehmer zwischen der Homeoffice-Pauschale und der Absetzung der tatsächlichen Kosten wählen. Die Entscheidung hängt von den individuellen Kostenstrukturen ab.

Die Homeoffice-Pauschale spiegelt die zunehmende Bedeutung flexibler Arbeitsmodelle wider. Sie erkennt die veränderten Arbeitsrealitäten an und entlastet Erwerbstätige unabhängig davon, ob sie über ein separates Arbeitszimmer verfügen. Gleichzeitig bleiben durch die Unterschiede in den Nachweispflichten die Besonderheiten von Arbeitnehmern und Selbstständigen gewahrt. Obwohl die Pauschale als pragmatische Lösung eingeführt wurde, bietet sie Raum für eine weiterführende Diskussion über die steuerliche Gleichstellung von Homeoffice-Arbeitsplätzen und klassischen Büros.