Steuertricks für Selbstständige

Stell dir vor, du bist als Selbstständiger in voller Fahrt. Dein Geschäft läuft gut, du baust dir ein Netzwerk auf und deine Ideen sprudeln nur so. Doch dann naht die Steuererklärung – und plötzlich erscheint der Begriff „Steuerlast“ wie ein unüberwindbarer Berg. Als Freelancer oder Selbstständiger kann die Steuerlast eine echte Herausforderung sein, doch es gibt eine Vielzahl von legalen Möglichkeiten, deine Steuerlast zu optimieren. Diese erfordern zwar etwas Wissen und eine gute Planung, aber mit den richtigen Steuertricks kannst du erheblich von den vielfältigen Gestaltungsspielräumen profitieren. Doch was sind die gängigen Strategien, die einem helfen können, das hart erarbeitetes Geld zu behalten – natürlich im Einklang mit dem Gesetz.

Betriebsausgaben clever maximieren

Als Selbstständiger kannst du die Kosten für alles, was mit deiner Tätigkeit in Verbindung steht, als Betriebsausgaben ansetzen. Diese senken deine Steuerlast und reduzieren das zu versteuernde Einkommen. Aber was genau fällt alles unter Betriebsausgaben?

Laut § 4 Abs. 4 EStG (Einkommensteuergesetz) sind alle Aufwendungen abziehbar, die zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einkünfte dienen. Das bedeutet, dass du viele Dinge, die du im Rahmen deiner Selbstständigkeit benötigst, steuerlich absetzen kannst. Dazu zählen:

Arbeitsmittel: Von deinem Computer über die Büroausstattung bis hin zu deinem Smartphone, das du für berufliche Zwecke nutzt. Alles, was in deinem Arbeitsalltag eine Rolle spielt, kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Und das Beste: Auch die anteiligen Kosten für eine private Nutzung, die in einem angemessenen Verhältnis zum beruflichen Gebrauch steht, sind abzugsfähig.
Miete für Büroräume und Homeoffice: Die Miete für Büroräume und das Homeoffice ist ein großer Posten, den viele Selbstständige unterschätzen. Die Miete für ein Büro oder das häusliche Arbeitszimmer lässt sich nach § 4 Abs. 5 EStG als Betriebsausgabe ansetzen. Besonders wichtig ist, dass du hier die „notwendige“ Abtrennung nachweist, sodass du nicht die gesamte Wohnung ansetzen kannst, sondern nur den Teil, der wirklich für die Arbeit genutzt wird. Darüber hinaus ist es ratsam, die Homeoffice-Pauschale als Eigenbeleg zu berücksichtigen, die seit 2020 in Höhe von 5 Euro pro Tag (maximal 600 Euro im Jahr) als Werbungskosten geltend gemacht werden kann, wenn kein abgetrenntes Arbeitszimmer vorhanden ist.
Fahrtkosten: Hast du ein Auto, das du auch für geschäftliche Fahrten nutzt, kannst du die Fahrtkosten gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG absetzen. Hierzu gehört der Kostenanteil der gefahrenen Kilometer. Ganz egal, ob es sich um regelmäßige Fahrten zu Kunden oder einmalige Geschäftsreisen handelt.
Bewirtungsbelege: Auch Bewirtungskosten, die im Rahmen deiner geschäftlichen Tätigkeit anfallen, können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Wenn du zum Beispiel Kunden oder Geschäftspartner zu einem Essen einlädst, sind die Bewirtungskosten unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar. Dabei muss der Anlass der Bewirtung geschäftlich sein, und du musst die Kosten ordnungsgemäß dokumentieren. Das bedeutet, du solltest die Bewirtungsbelege aufbewahren und den Anlass sowie die Teilnehmer genau vermerken. Bewirtungskosten sind jedoch nur zu 70 % abziehbar, und es gelten strenge Vorgaben für die Dokumentation.

Die Liste der abzugsfähigen Betriebsausgaben ist lang. Es lohnt sich, genau hinzusehen und jedes Detail zu prüfen.

Abschreibungen geschickt einsetzen

Ein weiterer cleverer Steuertrick, der vielen Selbstständigen oft entgeht, ist der gezielte Einsatz von Abschreibungen. Laut § 7 EStG kannst du für Wirtschaftsgüter, die du über einen längeren Zeitraum nutzt – wie etwa Maschinen, Computer oder Möbel – den Kaufpreis über mehrere Jahre verteilen. Diese „Abschreibungen“ mindern jedes Jahr dein zu versteuerndes Einkommen. Ein weit verbreitetes Verfahren ist die lineare Abschreibung.

Angenommen, du kaufst dir einen neuen Computer für 2.000 Euro und erhältst die entsprechende Rechnung. Wenn du diesen über fünf Jahre abschreibst, kannst du jedes Jahr 400 Euro als Betriebsausgabe ansetzen. Das gilt für alle Wirtschaftsgüter, die du im Geschäftsbetrieb nutzt – vom Bürostuhl über die teure Kamera bis hin zu Software-Abonnements. So senkst du Jahr für Jahr deine Steuerlast.

Steuerfreie Zuschüsse nutzen

Neben den klassischen Betriebsausgaben gibt es auch steuerfreie Zahlungen, die du geschickt nutzen kannst. Sachbezüge, Fahrtkostenzuschüsse oder andere Vorteile können in vielen Fällen steuerfrei oder pauschal versteuert werden. Ein häufiger Steuertrick ist die steuerfreie Nutzung von Sachbezügen. Nach § 8 Abs. 2 EStG kannst du Sachbezüge bis zu einem Wert von 44 Euro im Monat steuerfrei erhalten. Hierzu zählen etwa Gutscheine oder Geschenke, die du von deinem Arbeitgeber oder Auftraggeber erhältst.

Auch Zuschüsse zum Arbeitsweg sind häufig steuerfrei. Hier kann es sich lohnen, eine detaillierte Übersicht über die Fahrtkosten und möglichen Zuschüsse zu führen, da du als Selbstständiger oft von diesen Vereinbarungen profitieren kannst.

Privatkosten clever umwandeln

Hast du gewusst, dass du auch privat genutzte Ausgaben unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzen kannst? Klar, das muss gut dokumentiert werden, aber es ist durchaus möglich. Wenn du beispielsweise ein Auto sowohl privat als auch geschäftlich nutzt, kannst du die gefahrenen Kilometer absetzen, die du für berufliche Zwecke zurücklegst. Dabei ist es wichtig, dass du ein präzises Fahrtenbuch führst, in dem du jede geschäftliche Fahrt dokumentierst. Das Fahrtenbuch ermöglicht es dir, den Anteil der betrieblich genutzten Kilometer genau zu ermitteln und somit deine steuerlichen Vorteile zu maximieren.

Aber auch dein Handy, das du sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke nutzt, lässt sich steuerlich ansetzen. Wichtig hierbei ist, dass du den Anteil der Nutzung für geschäftliche Zwecke nachweisen kannst. Ebenso gelten auch die Kosten für Weiterbildungen als Betriebsausgaben – auch wenn sie teilweise privat genutzt werden, wenn sie dem beruflichen Vorankommen dienen.

Vorteile der richtigen Unternehmensform

Es mag wie ein bürokratischer Schritt erscheinen, aber die Wahl der richtigen Rechtsform kann erhebliche steuerliche Vorteile bringen. Als Selbstständiger kannst du entweder als Einzelunternehmer tätig sein oder eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH oder UG gründen.

Eine GmbH kann besonders dann vorteilhaft sein, wenn du hohe Gewinne erwirtschaftest, da die Körperschaftsteuer auf die Gewinne einer GmbH nur bei 15 % liegt. Dazu kommen die Gewerbesteuer und der Solidaritätszuschlag. Beim Einzelunternehmen sind Gewinne hingegen mit dem persönlichen Einkommensteuersatz, der bis zu 45 % betragen kann, zu versteuern. Auch die Haftungsfrage spielt eine Rolle – während du als Einzelunternehmer mit deinem gesamten Privatvermögen haftest, ist die Haftung bei einer GmbH auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt.

Steuererklärung – keine Last, sondern Chance

Zu guter Letzt: Die Steuererklärung ist nicht nur ein notwendiges Übel. Sie ist deine Chance, durch gezielte Steueroptimierung deine Steuerlast zu senken und dein Geschäft auf ein solides finanzielles Fundament zu stellen. Aber dafür muss man wissen, wie man die richtigen Hebel ansetzt. Dabei kann es nicht schaden, einen Steuerberater hinzuzuziehen, der dich bei der Umsetzung und Auswahl der richtigen Steuertricks unterstützt. Denn auch bei der Steuererklärung gibt es viel Spielraum, den man geschickt nutzen kann. Wenn du als Einzelunternehmer tätig bist und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwendest, kannst du die Höhe deiner steuerlichen Belastung durch die richtige Auswahl von Betriebsausgaben und Abschreibungen aktiv beeinflussen.