Zustimmungserklärung Muster zur Videoaufzeichnung

In der vernetzten Welt von heute haben Videoaufzeichnungen einen festen Platz – sei es bei Meetings, Vorträgen oder großen Events. Sie bieten die Möglichkeit, Erlebnisse festzuhalten, Informationen zu analysieren oder Inhalte öffentlich zugänglich zu machen. Doch bevor die Kamera läuft, sollte klar sein: Alle Beteiligten haben ein Recht darauf zu wissen, wann und wie sie gefilmt werden. Ob für Unternehmen oder private Veranstalter – eine transparente Kommunikation und die Zustimmung zur Aufzeichnung sind nicht nur eine Formalität, sondern ein Ausdruck von Respekt und Vertrauen.

Warum eine Zustimmungserklärung erforderlich ist

Videoaufzeichnungen greifen in die Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen ein. Daher erfordert die datenschutzrechtliche Erfassung von Bild- und Tonaufnahmen die Zustimmung der Betroffenen. Eine solche Zustimmung zur Videoaufzeichnung ist besonders bei öffentlichen Veranstaltungen, wie Konferenzen oder Messen, sowie bei virtuellen Meetings, beispielsweise in Unternehmen, relevant. In vielen Ländern und Regionen, darunter auch die EU, schützt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) diese Rechte und macht eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Verstößt ein Unternehmen gegen diese Vorgaben, kann dies zu einer Ermahnung durch die zuständige Datenschutzbehörde führen, die auf eine sofortige Anpassung der Aufzeichnungspraktiken hinweist.

Rechtlichen Grundlagen der Videoaufzeichnung

Die DSGVO verlangt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, wozu auch Videoaufnahmen zählen, eine klare und transparente Information der betroffenen Personen. Eine Zustimmung zur Videoaufzeichnung ist demnach nur dann rechtswirksam, wenn sie freiwillig, informiert und unmissverständlich erfolgt. Veranstalter müssen sicherstellen, dass die Teilnehmer klar und einfach nachvollziehen können, was mit den Aufnahmen passiert und wofür sie genutzt werden.

• Informationspflicht: Die Teilnehmer müssen darüber informiert werden, warum die Aufzeichnung erfolgt, wie die Aufnahmen genutzt werden, wer Zugriff darauf hat und wie lange sie gespeichert werden.
• Rechtsgrundlage: Die Zustimmungserklärung ist als rechtliche Basis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO notwendig, da ohne Zustimmung der Teilnehmer keine rechtmäßige Verarbeitung der Aufnahmen möglich ist.

Welche Informationen sollte eine Zustimmungserklärung enthalten?

Eine umfassende Zustimmungserklärung sollte alle relevanten Informationen für die Teilnehmer verständlich und transparent bereitstellen. Folgende Punkte sollten abgedeckt sein:

• Zweck der Aufzeichnung: Hier wird erläutert, warum die Videoaufzeichnung erfolgt, etwa zur Dokumentation, für Marketingzwecke oder zur Schulung.
• Verwendung der Aufnahmen: Werden die Aufnahmen veröffentlicht, intern verwendet oder für eine bestimmte Zielgruppe zugänglich gemacht?
• Rechte der Teilnehmer: Die Teilnehmer haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Zudem sollten sie über ihr Auskunftsrecht, Recht auf Löschung und weitere Datenschutzrechte informiert werden.
• Speicherdauer: Es ist wichtig, transparent darzulegen, wie lange die Aufnahmen gespeichert werden.

Beispiel: Eine Zustimmungserklärung für eine Konferenz könnte wie folgt aussehen: „Hiermit stimme ich der Videoaufzeichnung dieser Veranstaltung zu. Die Aufzeichnung wird ausschließlich für die interne Dokumentation und eventuell für die Veröffentlichung auf unserer Webseite genutzt. Sie haben das Recht, Ihre Zustimmung jederzeit zu widerrufen.“

Zustimmungserklärung: Schriftlich, elektronisch oder mündlich?

Die Form der Zustimmungserklärung kann variieren. In den meisten Fällen wird eine schriftliche oder elektronische Zustimmung empfohlen, da diese am einfachsten nachweisbar ist.

• Schriftliche Zustimmung: Diese ist bei Präsenzveranstaltungen einfach durch eine Unterschrift auf einem Formular einholbar. Sie bietet den Vorteil der rechtlichen Sicherheit.
• Elektronische Zustimmung: Besonders bei virtuellen Veranstaltungen wird die Zustimmung oft online, beispielsweise über ein Pop-up-Fenster oder eine Checkbox, eingeholt. Hier ist es wichtig, dass die Zustimmung eindeutig und unmissverständlich ist.
• Mündliche Zustimmung: Diese ist zwar rechtlich anerkannt, lässt sich aber schwerer nachweisen und ist daher weniger empfehlenswert.
• Zustimmung durch Vollmacht: In einigen Fällen kann die Zustimmung auch über eine Vollmacht erteilt werden. Dabei übernimmt eine bevollmächtigte Person die Entscheidung, wodurch sich die Zustimmung formal auf eine andere Person überträgt. Diese Form kann nützlich sein, wenn der eigentliche Entscheidungsträger verhindert ist.

Besonderheiten bei virtuellen Meetings und Online-Veranstaltungen

Mit der steigenden Anzahl an virtuellen Meetings stellt sich die Frage, wie hier eine Zustimmungserklärung praktisch umgesetzt werden kann. Online-Meetings, die häufig über Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet abgehalten werden, bieten oft integrierte Funktionen zur Zustimmung. Einige Empfehlungen für die Praxis:

• Nutzung von Chatfunktionen: Veranstalter können die Zustimmung zur Videoaufzeichnung zu Beginn des Meetings im Chat dokumentieren lassen, sodass alle Teilnehmer dies bestätigen können.
• Einbindung in die Anmeldebestätigung: Bei Veranstaltungen mit vorheriger Anmeldung kann die Zustimmung bereits im Anmeldeprozess abgefragt werden.
• Deutliche Hinweise zu Beginn des Meetings: Gerade bei spontanen Meetings sollte der Veranstalter zu Beginn klar darauf hinweisen, dass eine Aufzeichnung stattfindet.

Widerrufsrecht der Teilnehmer

Ein entscheidender Punkt ist das Widerrufsrecht. Teilnehmer können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, was jedoch Auswirkungen auf die Nutzung der Aufnahmen haben kann. Sollte eine Person ihre Zustimmung nachträglich zurückziehen, müssen Veranstalter die betreffende Person entweder aus der Aufnahme herausschneiden oder sicherstellen, dass die Aufzeichnung nicht weiterverwendet wird. Dies kann insbesondere bei öffentlichen Veranstaltungen oder bei bereits veröffentlichten Inhalten eine Herausforderung darstellen.

Praktische Tipps für Veranstalter zur Einholung der Zustimmung

Hier einige Empfehlungen, um den Prozess reibungslos zu gestalten:

• Frühzeitige Information: Teilnehmer sollten möglichst bereits bei der Anmeldung oder Einladung zur Veranstaltung über die geplante Aufzeichnung informiert werden.
• Klar formulierte Zustimmungserklärungen: Einfache und prägnante Formulierungen helfen, das Vertrauen der Teilnehmer zu gewinnen und Missverständnisse zu vermeiden.
• Dokumentation: Alle Einwilligungen sollten dokumentiert und gut archiviert werden, um sie im Zweifelsfall nachweisen zu können.
• Datenschutzbeauftragte einbinden: Bei größeren Veranstaltungen oder sensiblen Daten kann die Unterstützung eines Datenschutzexperten sinnvoll sein, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Konsequenzen bei fehlender Zustimmung

Verzichten Veranstalter auf die Einholung einer Zustimmungserklärung, drohen rechtliche Konsequenzen. Die Aufzeichnung ohne Einwilligung der Teilnehmer stellt einen Verstoß gegen die DSGVO dar und kann zu Bußgeldern führen. Zudem kann dies das Vertrauen der Teilnehmer in das Unternehmen oder die Institution nachhaltig beeinträchtigen.

Wichtige Folgen im Überblick:

• Bußgelder und rechtliche Konsequenzen: Die DSGVO sieht bei Datenschutzverstößen empfindliche Geldstrafen vor.
• Reputationsschaden: Ein datenschutzrechtlicher Fauxpas kann das Ansehen der Organisation schädigen und zu einer Vertrauenskrise führen.
• Risiko für Rechtsstreitigkeiten: Betroffene Teilnehmer könnten zudem rechtliche Schritte gegen die Veranstalter einleiten.

Die Einholung einer Zustimmungserklärung zur Videoaufzeichnung ist für Veranstalter und Organisatoren unerlässlich. Nur durch eine klar formulierte, transparente und rechtskonforme Zustimmungserklärung können Videoaufzeichnungen datenschutzkonform und rechtlich abgesichert genutzt werden. Indem Veranstalter den Datenschutz ernst nehmen und die Rechte der Teilnehmer respektieren, schaffen sie eine vertrauensvolle Basis für die zukünftige Nutzung von Aufzeichnungen.