Ein Eigenbeleg ist eine schriftliche Bestätigung, die man selbst erstellt, um eine Ausgabe zu belegen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn man beispielsweise als Selbstständiger Ausgaben tätigt, für die es keine Rechnung gibt oder wenn eine Rechnung verloren gegangen ist.
Eigenbelege können beispielsweise für Fahrtkosten, Verpflegungskosten oder Büromaterial erstellt werden. In der Regel sollten sie folgende Angaben enthalten:
- Datum und Ort der Ausgabe
- Grund und Zweck der Ausgabe
- Betrag der Ausgabe
- Name und Adresse des Empfängers, falls vorhanden
Wichtig ist, dass der Eigenbeleg möglichst zeitnah nach der Ausgabe erstellt wird und alle Angaben vollständig und korrekt sind. Zudem sollte man sichergehen, dass der Eigenbeleg in steuerlicher Hinsicht anerkannt wird. Hierbei können Steuerberater oder das Finanzamt weiterhelfen.
Ein Eigenbeleg sollte immer nur dann erstellt werden, wenn es wirklich keine andere Möglichkeit gibt, eine Ausgabe zu belegen. Wenn möglich, sollte man immer versuchen, eine ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung zu erhalten.
Vorlage:
Eigenbeleg
Datum: [Datum der Ausgabe] Ort: [Ort der Ausgabe]
Ich, [Name], erkläre hiermit, dass ich die folgende Ausgabe selbst getätigt habe:
Beschreibung: [Grund und Zweck der Ausgabe] Betrag: [Betrag der Ausgabe]
Diese Ausgabe wurde getätigt, um [Grund der Ausgabe, z.B. berufliche Zwecke] zu erfüllen.
Empfänger: [Name und Adresse des Empfängers, falls vorhanden]
Ich bestätige hiermit, dass die obigen Informationen korrekt und vollständig sind und dass ich die Ausgabe getätigt habe.
[Unterschrift]
Hinweis: Diese Bestätigung dient als Eigenbeleg und ersetzt eine ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung nur in Ausnahmefällen.
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